¿Cómo optimizar la gestión de la información en tu universidad?

La correcta gestión de la información es un aspecto crítico en cualquier institución u organización, especialmente en las universidades.  

1. ¿Qué es la gestión de información en la era digital?
2. Principales desafíos de la gestión de la información universitaria
3. Gestión de la información universitaria: los Principios FAIR 
   3.1. Findable (Localizable)
   3.2. Accessible (Accesible)
   3.3. Interoperable (Interoperable)
   3.4. Reusable (Reutilizable)
4. Procedimientos para una correcta gestión de la información en tu universidad
5. Tendencias emergentes en la gestión de información universitaria
6. Biblioteca virtual de Pearson: mejora la gestión de la información en tu universidad

La época en la que vivimos no es llamada la “era de la información” por mero capricho. En realidad, gracias a la tecnología y la conectividad actual, nuestra sociedad produce información a un ritmo tan acelerado que es prácticamente imposible de dimensionar: se estima que cada persona en la Tierra genera 1,7 MB de datos por segundo y desde el 2007, el 99,9% de la información generada es en formato digital. 

Ante este panorama, el término de “gestión de la información”, que a simple vista parece algo burocrático y aburrido, cobra una nueva dimensión. La cantidad de datos, publicaciones y artículos que día con día pueden ayudar a los profesionistas, instituciones y empresas a tomar mejores decisiones es abrumadora y es necesario contar con sistemas cada vez más sofisticados para navegar en esa inmensidad con agilidad y eficiencia. 

Las universidades se encuentran en una posición única para liderar esta transformación. El análisis y gestión de la información eficientes no solo mejoran la calidad educativa, sino que también potencian la investigación y la colaboración interdisciplinaria.  

¿Qué es la gestión de información en la era digital?

A diferencia de la gestión de información tradicional, que se basaba principalmente en medios físicos como papel y archivos, la gestión de información en la era digital se refiere a la recopilación, organización, almacenamiento, acceso y distribución de datos y conocimientos a través de medios electrónicos. En el contexto universitario, esto implica desde la administración de bases de datos académicas hasta la digitalización de bibliotecas y la implementación de sistemas de aprendizaje en línea. 
 
La información digital puede ser accedida desde cualquier lugar y en cualquier momento, gracias a la conectividad y a las plataformas en línea. Así mismo, los sistemas de información están interconectados, permitiendo la integración y el intercambio de datos entre diferentes plataformas y aplicaciones. 

Además, muchos procesos relacionados con la gestión de información, como la clasificación o el análisis, pueden ser automatizados mediante software especializado. Sin embargo, dada la naturaleza vulnerable de la información digital, la gestión de la misma implica medidas de seguridad para protegerla de amenazas como el acceso no autorizado, la pérdida o el daño.

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Principales desafíos de la gestión de la información universitaria  

Las universidades, como centros de conocimiento y aprendizaje, generan y almacenan una cantidad masiva de datos, desde investigaciones académicas hasta registros estudiantiles y administrativos.  

Garantizar que la información esté disponible y sea fácil de usar para todos los miembros de la comunidad universitaria, asegurar la preservación de la información y recursos digitales a lo largo del tiempo; mantener la información actualizada y garantizar que las plataformas y herramientas no queden obsoletas; así como proteger la información clasificada de las investigaciones, los datos sensibles y personales de estudiantes, docentes y personal, no es nada sencillo.  

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Por si fuera poco, muchas universidades utilizan múltiples sistemas y plataformas que no se comunican entre sí de manera efectiva. Aunado a esto, la comunidad universitaria no siempre tiene las habilidades necesarias para acceder y utilizar eficazmente la información en un panorama tan complejo. 

Al reconocer y abordar proactivamente estos desafíos, las universidades pueden garantizar una gestión de información universitaria eficiente, beneficiando tanto a su comunidad académica como a su misión educativa en general. Algunos de los lineamientos clave para avanzar hacia una mejor gestión de la información son:

• Implementar sistemas de gestión de bases de datos escalables y adoptar prácticas de categorización y etiquetado eficientes.
• Adoptar estándares de accesibilidad web y diseñar interfaces de usuario intuitivas.
• Implementar sistemas de seguridad robustos, políticas claras de privacidad y protocolos de cifrado.
• Adoptar soluciones integradas o utilizar API y middleware para conectar diferentes sistemas.
• Establecer protocolos regulares de revisión y actualización, y adoptar un enfoque proactivo hacia la innovación tecnológica.
• Adoptar sistemas de gestión de recursos electrónicos y promover prácticas de licenciamiento claras.
• Implementar estrategias de preservación digital, como repositorios institucionales y copias de seguridad regulares.
• Implementar sistemas de backup y almacenamiento redundante para prevenir la pérdida de información y garantizar su disponibilidad en todo momento.

Gestión de la información universitaria: los Principios FAIR 

Además de los lineamientos que acabamos de ver, los Principios FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) son un estándar esencial para garantizar que los datos y la información sean utilizables y tengan un impacto real en la investigación y la educación en el contexto de la era digital.

1.- Findable (Localizable)

Los datos deben ser fáciles de encontrar tanto para humanos como para máquinas, ya que esto facilita la búsqueda y recuperación de información relevante para investigaciones, proyectos y actividades académicas. Lograrlo implica la asignación de identificadores únicos y la descripción con metadatos enriquecidos.

2.- Accessible (Accesible)

La accesibilidad de la información garantiza que estudiantes, docentes e investigadores puedan acceder a la información que necesitan, respetando al mismo tiempo las restricciones de privacidad y derechos de autor. Una vez que se han encontrado los datos, la visualización, autenticación y autorización deben ser claras y sencillas.

3.- Interoperable (Interoperable)

Los datos deben ser compatibles y poder funcionar con otras aplicaciones o flujos de trabajo para análisis, almacenamiento y procesamiento. Esto implica el uso de formatos, lenguajes y vocabularios estandarizados para habilitar la colaboración entre departamentos, instituciones y países, así como la integración de diferentes fuentes de datos y herramientas.

4.- Reusable (Reutilizable)

Los datos deben ser reutilizables para futuras investigaciones y deben estar acompañados de información clara sobre su origen, licencia y estructura, esto maximiza el valor de la información al permitir su uso en diferentes contextos académicos, promoviendo la eficiencia y evitando la duplicación de esfuerzos.

Procedimientos para una correcta gestión de la información en tu universidad

Cualquier institución universitaria debe contar con políticas y procedimientos establecidos para garantizar una gestión adecuada de la información en diversas áreas, mismos que todos los estudiantes, docentes, investigadores y personal administrativo deben conocer y seguir para homologar al máximo todos los procedimientos.  

Gestionar estas guías y manuales es parte de la responsabilidad de nuestro equipo de bibliotecarios y expertos en gestión de la información, además deben incluir:  

• Protocolo para gestión y administración de biblioteca física, virtual e híbrida: hoy en día, la mayoría de las universidades cuentan con un acervo físico y uno digital. Este manual sirve, entre otras cosas, para delimitar lineamientos sobre cómo se va a digitalizar e integrar el acervo físico, cómo se clasifican, curan y homologan las nuevas adquisiciones, cada cuánto se actualizan y/o destruyen los contenidos y bajo qué criterios, etc.  
• Gestión de datos de investigación: se refiere a las políticas y guías específicas para garantizar una correcta gestión y protección de los datos de investigación. Esto permite que las investigaciones de realizadas en nuestra universidad estén mejor respaldadas y puedan servir, a su vez, como respaldo para otros investigadores.
• Manual de uso de tecnologías de la información: establece las normas y mejores prácticas para el uso de sistemas informáticos, software, redes y otros recursos tecnológicos. Estos manuales deben actualizarse cada vez que la universidad adopta nuevas tecnologías de gestión.  
• Manual de derechos de autor y licencias: proporciona directrices sobre el uso y distribución de materiales protegidos por derechos de autor y cómo gestionar licencias en el ámbito académico.
• Gestión de registros: políticas y procedimientos específicos para asegurar una gestión responsable de todos los registros universitarios, tanto digitales como en físico.
• Protección de datos: directrices y regulaciones para proteger los datos y evitar su pérdida o divulgación accidental. Esto incluye una guía sobre protección de datos y un procedimiento para informar sobre posibles violaciones de la protección de los mismos.
• Procedimiento de auditoría de información: establece cómo se deben realizar auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de gestión de la información.
• Residuos confidenciales: procesos para desechar residuos que pueden contener información sensible o personal. Esto, además de los archivos digitales, incluye la disposición de documentos confidenciales en papel y servicios de reciclaje y eliminación de residuos.

No debemos olvidar que estos manuales y procedimientos deben ser revisados y actualizados regularmente para reflejar los cambios en la tecnología, las regulaciones y las necesidades de la institución.  

Tendencias emergentes en la gestión de información universitaria

La gestión de información en el ámbito universitario está en constante evolución, impulsada por los avances tecnológicos y las cambiantes necesidades de la comunidad académica. A medida que nos adentramos en una era cada vez más digitalizada, tu universidad tiene que tomar cada vez más en serio estas tendencias para seguir siendo competitiva:  

Inteligencia Artificial (IA)  

Se prevé una adopción cada vez más amplia de soluciones basadas en IA para analizar y organizar grandes conjuntos de datos, pues esto ofrece insights más profundos y personalizados para la toma de decisiones. Algunas universidades también están explorando tecnologías como la realidad virtual y aumentada para mejorar la gestión y presentación de información.

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Automatización de procesos

Las tareas repetitivas y rutinarias relacionadas con la gestión de información serán cada vez más automatizadas, liberando tiempo y recursos a los bibliotecarios, estudiantes, docentes e investigadores para actividades más estratégicas.

Expansión de recursos digitales y acceso abierto

Uno de los cambios más notables es la expansión acelerada de los recursos académicos y de investigación, que abarcan desde libros electrónicos y revistas académicas hasta bases de datos y archivos multimedia. El acceso abierto promueve su libre disponibilidad, permitiendo a cualquier usuario acceder, leer y utilizar estos materiales sin barreras económicas o de licencia. Esto no solo democratiza el conocimiento, sino que también fomenta la colaboración y la innovación en la comunidad académica global.

Interconexión total de sistemas

Se espera una integración aún mayor entre diferentes sistemas y plataformas, permitiendo un flujo de información más fluido y cohesivo en toda la institución. Esto se logrará gracias a la adopción de centros de datos sofisticados que permitan recibir, homologar y retroalimentar la información de diferentes fuentes.

Aumento de la colaboración interinstitucional

Las universidades colaborarán más estrechamente con otras instituciones académicas, gubernamentales e incluso empresariales para mejorar la gestión y compartición de recursos e información, aprovechando las economías de escala y compartiendo mejores prácticas.

Formación continua y fomento de una cultura de datos

La formación en alfabetización informacional y digital se está convirtiendo en una parte integral de la experiencia universitaria, preparando a los estudiantes para navegar en un mundo cada vez más basado en datos. Es necesario promover una cultura en la que los datos y la información sean valorados como activos estratégicos, y alentar a todos los miembros de la comunidad universitaria a participar en su gestión y uso. 

Como puedes ver, el futuro de la gestión de información en el ámbito universitario se caracterizará por la innovación, la adaptabilidad y un enfoque renovado en satisfacer las necesidades cambiantes de la comunidad académica. Las universidades que adopten estas tendencias y se adapten a ellas estarán mejor posicionadas para ofrecer una educación de calidad y mantener su relevancia en el siglo XXI.

Biblioteca virtual de Pearson: mejora la gestión de la información en tu universidad

La Biblioteca Virtual de Pearson es una solución reconocida por su amplia colección de recursos educativos y materiales de calidad, que ha sido diseñada para integrarse sin problemas con diversos sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) y plataformas educativas. Esta integración facilita a los docentes y estudiantes el acceso a una amplia gama de recursos directamente desde sus plataformas habituales.  

Si buscas dar un paso definitivo hacia la gestión de la información en tu institución, Biblioteca Virtual de Pearson es tu mejor opción, pues ha sido diseñada para satisfacer las necesidades específicas de tu institución, permitiendo la personalización de contenidos y la adaptación a diferentes estructuras curriculares.  

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Referencias

Fundación MAPFRE (2020) ¿Cuánta información se genera y almacena en el mundo? Extraído de: https://www.fundacionmapfre.org/blog/cuanta-informacion-se-genera-y-almacena-en-el-mundo/ 

20 Minutos Editora (2020) Cada persona en la Tierra genera 1,7MB de datos por segundo, ¿qué se puede hacer con toda esa información? Extraído de https://www.20minutos.es/noticia/4368243/0/cada-persona-en-la-tierra-genera-1-7mb-de-datos-por-segundo-que-se-puede-hacer-con-toda-esa-informacion/#:~:text=En%20el%20gr%C3%A1fico%20de%202018,Somos%207.75%20billones.